Bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille)

NGHỊ ĐỊNH

Hướng dẫn thi hành Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille)
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15;
Căn cứ Luật Điều ước quốc tế số 108/2016/QH13, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 137/2025/QH15;
Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 19/2017/QH14 và Luật số 08/2026/QH16;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao;
Chính phủ ban hành Nghị định này hướng dẫn thi hành Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille).

BẢN DỊCH TIẾNG VIỆT

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định về:

Thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp Chứng nhận Apostille cho giấy tờ công của Việt Nam.
Việc tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công được cấp Chứng nhận Apostille bởi các quốc gia thành viên Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (sau đây gọi là “Công ước Apostille”).
Việc xác minh Chứng nhận Apostille và quản lý nhà nước về thực hiện Công ước Apostille.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Chứng nhận Apostille.
Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp Chứng nhận Apostille.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công được cấp Chứng nhận Apostille bởi các quốc gia thành viên Công ước.
Cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến việc cấp, xác minh, quản lý nhà nước và hợp tác quốc tế về Chứng nhận Apostille.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

“Quốc gia thành viên Công ước” là quốc gia tham gia Công ước Apostille thông qua việc ký, phê chuẩn hoặc gia nhập theo quy định của Công ước.
“Chứng nhận Apostille” là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của quốc gia thành viên Công ước cấp để chứng nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu trên giấy tờ công, nếu có, theo Điều 4 Nghị định này.
“Giấy tờ công” là giấy tờ hoặc văn bản được lập dưới dạng giấy hoặc điện tử bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo pháp luật của nước đó, bao gồm: giấy tờ do cơ quan hoặc công chức có liên quan đến tòa án, cơ quan xét xử hoặc cơ quan tư pháp cấp; giấy tờ hành chính; văn bản công chứng; chứng nhận chính thức đặt trên giấy tờ do cá nhân ký với tư cách riêng.
“Cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille” là cơ quan được quốc gia thành viên Công ước chỉ định theo Công ước để cấp Chứng nhận Apostille; theo Nghị định này, bao gồm cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và của các quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam.
“Chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille)” là Chứng nhận Apostille được cấp dưới dạng dữ liệu điện tử, được ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật quy định tại khoản 3 Điều 20 Nghị định này.
“Hệ thống thông tin cấp và quản lý Chứng nhận Apostille” là hệ thống thông tin nghiệp vụ do Bộ Ngoại giao xây dựng, quản lý và vận hành để tiếp nhận, xử lý, cấp, lưu trữ, tra cứu và xác minh Chứng nhận Apostille (sau đây gọi là “Hệ thống thông tin Apostille”).
“Kho dữ liệu điện tử về Chứng nhận Apostille” (sau đây gọi là “Kho dữ liệu”) là một cấu phần của Hệ thống thông tin Apostille, dùng để lưu trữ, tra cứu và xác minh thông tin về Chứng nhận Apostille đã cấp, được xây dựng, quản lý, vận hành và bảo đảm an toàn theo pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu và an ninh mạng.
“Sổ đăng ký điện tử (e-Register)” là giao diện tra cứu trực tuyến công khai của Kho dữ liệu, cho phép xác minh tính xác thực của Chứng nhận Apostille theo Công ước.

Điều 4. Nội dung của Chứng nhận Apostille

Chứng nhận Apostille chứng nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu trên giấy tờ công, nếu có.

Chứng nhận Apostille không chứng nhận nội dung hoặc hình thức của giấy tờ công.

Điều 5. Yêu cầu cấp Chứng nhận Apostille và thứ tự ưu tiên áp dụng

Giấy tờ công của Việt Nam được cấp Chứng nhận Apostille theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân để sử dụng tại quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam.
Không bắt buộc cấp Chứng nhận Apostille nếu giấy tờ công được miễn hoặc không phải chứng nhận, chứng thực theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc theo pháp luật, thông lệ áp dụng tại nước nơi giấy tờ được sử dụng.
Việc cấp Chứng nhận Apostille không thay thế việc công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật trong trường hợp giấy tờ công được sử dụng tại Việt Nam.
Để sử dụng tại Việt Nam, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam phải có Chứng nhận Apostille, trừ giấy tờ bị từ chối theo Điều 26 Nghị định này hoặc trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, pháp luật và thông lệ Việt Nam quy định miễn hoặc không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục chứng nhận khác đối với loại giấy tờ đó.
Giấy tờ công của Việt Nam sử dụng ở nước ngoài và giấy tờ công của nước ngoài sử dụng tại Việt Nam được chứng nhận theo các hình thức sau:
a) Chứng nhận Apostille theo Nghị định này, áp dụng đối với giấy tờ công lưu hành giữa Việt Nam và quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam;
b) Chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, áp dụng đối với giấy tờ công lưu hành trong quan hệ với nước không phải là quốc gia thành viên Công ước;
c) Trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên quy định hình thức chứng nhận đơn giản hơn hoặc miễn chứng nhận, chứng thực giấy tờ công so với các hình thức quy định tại điểm a hoặc điểm b khoản này thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó.
Giấy tờ công đã được chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự vẫn có thể được cấp Chứng nhận Apostille để sử dụng tại quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam và ngược lại.
Trường hợp quốc gia thành viên Công ước phản đối việc Việt Nam gia nhập hoặc Việt Nam phản đối việc quốc gia đó gia nhập theo Điều 12 Công ước thì Công ước Apostille không có hiệu lực giữa hai nước; giấy tờ công lưu hành giữa hai nước được xử lý theo điểm b khoản 5 Điều này.

Chương II

CẤP CHỨNG NHẬN APOSTILLE CHO GIẤY TỜ CÔNG CỦA VIỆT NAM

Điều 6. Cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille của Việt Nam

Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định cụ thể các cơ quan thực hiện việc cấp Chứng nhận Apostille (sau đây gọi chung là “Cơ quan cấp Apostille”).
Bộ Ngoại giao thông báo Cơ quan cấp Apostille và những thay đổi liên quan cho cơ quan lưu chiểu Công ước thông qua đường ngoại giao.
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định tiêu chí, điều kiện và lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp thẩm quyền theo pháp luật về tổ chức Chính phủ và pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

Điều 7. Người, tổ chức đề nghị cấp Chứng nhận Apostille

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cấp Chứng nhận Apostille cho giấy tờ của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Người đề nghị cấp Chứng nhận Apostille cho giấy tờ của người khác chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp và sử dụng giấy tờ đó, đồng thời phải tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật có liên quan.

Điều 8. Ngôn ngữ và địa điểm cấp Chứng nhận Apostille

Ngôn ngữ sử dụng để cấp Chứng nhận Apostille là tiếng Việt và tiếng Anh; tiêu đề “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” được thể hiện bằng tiếng Pháp theo Điều 4 Công ước Apostille.
Chứng nhận Apostille được cấp tại trụ sở Cơ quan cấp Apostille.

Điều 9. Lệ phí cấp Chứng nhận Apostille

Người đề nghị cấp Chứng nhận Apostille nộp lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại thời điểm nộp hồ sơ theo pháp luật về phí và lệ phí.
Trường hợp nộp hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, người đề nghị phải nộp cước dịch vụ bưu chính.
Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, việc nộp phí được thực hiện theo pháp luật về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Trường hợp hồ sơ bị trả lại do hết thời hạn xác minh và người đề nghị nộp lại hồ sơ theo điểm c khoản 5 Điều 15 Nghị định này thì hồ sơ nộp lại tiếp tục được xử lý trên cơ sở hồ sơ và khoản phí đã nộp.

Điều 10. Giấy tờ công của Việt Nam đủ điều kiện được chứng nhận Apostille

Giấy tờ công của Việt Nam đủ điều kiện được chứng nhận Apostille bao gồm:

Giấy tờ được lập, cấp hoặc chứng nhận bởi cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng và thi hành án theo pháp luật từng thời kỳ, gồm bản án, quyết định và giấy tờ tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản, giấy tờ của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng và giấy tờ khác do Thừa phát lại, Chấp hành viên lập trong khi thực hiện nhiệm vụ.
Giấy tờ hành chính được lập, cấp hoặc chứng nhận bởi cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo pháp luật, gồm giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận kết quả học tập hoặc nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác; giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền cung cấp dịch vụ công lập hoặc chứng nhận theo pháp luật.
Giấy tờ công chứng theo pháp luật về công chứng từng thời kỳ, gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao công chứng.
Giấy tờ được chứng thực do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền lập theo pháp luật về chứng thực, gồm chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Giấy tờ công khác của Việt Nam được cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo pháp luật, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này.

Điều 11. Giấy tờ ngoài phạm vi hoặc không đủ điều kiện chứng nhận Apostille

Các giấy tờ sau đây nằm ngoài phạm vi chứng nhận Apostille:
a) Giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự Việt Nam lập hoặc cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự theo pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế;
b) Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ giấy tờ trước thời điểm Công ước Apostille có hiệu lực đối với Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã phải chứng nhận lãnh sự theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Bộ Ngoại giao quy định cụ thể các giấy tờ thuộc điểm này trong danh mục quy định tại khoản 7 Điều 30 Nghị định này;
c) Giấy tờ không được cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo pháp luật và chưa được công chứng hoặc chứng thực;
d) Giấy tờ công do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.
Các giấy tờ sau đây không đủ điều kiện chứng nhận Apostille:
a) Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thay đổi trái pháp luật;
b) Giấy tờ có căn cứ xác định là giả mạo;
c) Giấy tờ mà kết quả xác minh theo Điều 15 xác định cơ quan có thẩm quyền không cấp giấy tờ hoặc con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền thể hiện trên giấy tờ không xác thực, không đúng thẩm quyền, không phải con dấu, chữ ký gốc hoặc không phù hợp với mẫu đã đăng ký;
d) Giấy tờ công đã bị tuyên vô hiệu, thu hồi, hủy bỏ hoặc được xác định là cấp trái pháp luật theo quyết định, bản án hoặc văn bản đã có hiệu lực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

đ) Giấy tờ công thuộc loại bị cấm đưa ra nước ngoài theo pháp luật Việt Nam;

e) Giấy tờ công Việt Nam dưới dạng dữ liệu điện tử không có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền hoặc chữ ký số không đáp ứng định dạng kỹ thuật theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 12. Hồ sơ, phương thức nộp hồ sơ chứng nhận Apostille

Hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận Apostille gồm 01 bộ. Thành phần hồ sơ theo phương thức nộp như sau:
a) Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính: Tờ khai đề nghị cấp Chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành; bản chính giấy tờ công đề nghị cấp Chứng nhận Apostille. Nếu giấy tờ công là bản sao hoặc bản dịch được chứng thực theo pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao hoặc bản dịch đó. Giấy tờ công phải còn nguyên vẹn, không bị tách rời, tẩy xóa hoặc sửa đổi nội dung.
b) Nộp hoàn toàn trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia: Tờ khai dưới dạng điện tử tương tác; bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 13. Tiếp nhận hồ sơ chứng nhận Apostille

Việc tiếp nhận hồ sơ chứng nhận Apostille được thực hiện theo pháp luật về thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và pháp luật về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo trình tự sau:

Cơ quan tiếp nhận xác thực danh tính người đề nghị thông qua tài khoản định danh điện tử. Trường hợp nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính mà không tra cứu được thông tin định danh hoặc thông tin tra cứu không đầy đủ thì xác minh, đối chiếu trên cơ sở giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức do người đề nghị xuất trình hoặc nộp bổ sung.
Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và đối chiếu thông tin trên giấy tờ công với thông tin trong tờ khai đề nghị cấp Chứng nhận Apostille.
Nếu giấy tờ công có dấu hiệu giả mạo, tẩy xóa hoặc sửa chữa trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận ghi chú vào hồ sơ để xử lý theo Điều 14 và Điều 15 Nghị định này.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hướng dẫn người đề nghị bổ sung, hoàn thiện hồ sơ một lần. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày được hướng dẫn, người đề nghị phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; thời gian này không tính vào thời hạn giải quyết.

Điều 14. Xử lý hồ sơ chứng nhận Apostille

Cơ quan cấp Apostille đối chiếu chữ ký, con dấu, chức danh, thẩm quyền trên giấy tờ công với thông tin, dữ liệu về con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền quy định tại Điều 23 Nghị định này.
Kết quả đối chiếu được xử lý như sau:
a) Nếu phù hợp, Cơ quan cấp Apostille cấp Chứng nhận Apostille theo Điều 16;
b) Nếu hồ sơ thuộc trường hợp phải xác minh theo khoản 1 Điều 15, Cơ quan cấp Apostille thực hiện xác minh theo Điều 15;
c) Nếu không phù hợp nhưng có căn cứ xác định thông tin, dữ liệu theo Điều 23 chưa được cập nhật đầy đủ hoặc có sai lệch, Cơ quan cấp Apostille phải xác minh theo Điều 15 trước khi quyết định cấp Chứng nhận Apostille. Các trường hợp không phù hợp khác mà không thuộc trường hợp phải xác minh theo khoản 1 Điều 15 thì từ chối cấp theo Điều 18;
d) Nếu giấy tờ công là bản sao chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch và có căn cứ hợp lý nghi ngờ tính xác thực, Cơ quan cấp Apostille ưu tiên tra cứu, đối chiếu dữ liệu công chứng, chứng thực điện tử theo pháp luật về công chứng, chứng thực; nếu không tra cứu được thì yêu cầu người đề nghị xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu.
Việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia theo pháp luật về cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Điều 15. Xác minh tính xác thực của giấy tờ công

Cơ quan cấp Apostille xác minh tính xác thực của giấy tờ công trong các trường hợp:
a) Chữ ký, con dấu, chức danh, thẩm quyền trên giấy tờ công chưa có trong thông tin, dữ liệu quy định tại Điều 23 hoặc chưa được cơ quan có thẩm quyền giới thiệu chính thức cho Bộ Ngoại giao;
b) Có căn cứ hợp lý nghi ngờ tính xác thực của giấy tờ, kể cả trường hợp giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, tẩy xóa hoặc sửa chữa trái pháp luật;
c) Có thông tin, dấu hiệu hoặc phản ánh cho rằng giấy tờ công thuộc loại bị cấm đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng ở nước ngoài theo pháp luật chuyên ngành.
Khi hồ sơ thuộc trường hợp tại khoản 1, Cơ quan cấp Apostille tạm dừng xử lý giấy tờ, thông báo cho người đề nghị về việc xác minh, nêu rõ lý do và thời hạn dự kiến, đồng thời gửi văn bản đề nghị xác minh:
a) Đối với điểm a, b khoản 1: gửi cơ quan, tổ chức đã cấp giấy tờ hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên để xác nhận tính xác thực của giấy tờ, con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền; không yêu cầu người đề nghị nộp thêm giấy tờ;
b) Đối với điểm c khoản 1: gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan để xác nhận tình trạng lưu hành của giấy tờ.
Cơ quan được đề nghị xác minh trả lời bằng văn bản trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị; trường hợp phức tạp không quá 10 ngày làm việc và phải thông báo lý do cho cơ quan đề nghị.
Ngay sau khi nhận kết quả xác minh bằng văn bản, Cơ quan cấp Apostille xử lý như sau:
a) Nếu xác nhận giấy tờ xác thực và đủ điều kiện lưu hành, cấp Chứng nhận Apostille theo Điều 16;
b) Nếu xác nhận giấy tờ không xác thực, từ chối cấp và trả giấy tờ cho người đề nghị, thông báo theo Điều 18; nếu giấy tờ có yếu tố giả mạo hoặc do cơ quan, tổ chức không có thẩm quyền cấp thì từ chối cấp, lưu giữ và chuyển hồ sơ theo khoản 4 Điều 18;
c) Nếu giấy tờ xác thực nhưng thuộc loại bị cấm đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng ở nước ngoài theo pháp luật chuyên ngành, từ chối cấp, thông báo theo Điều 18 và chuyển hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan xử lý theo pháp luật chuyên ngành.
Nếu hết thời hạn xác minh mà chưa nhận được trả lời:
a) Sau 15 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị mà chưa có trả lời, Cơ quan cấp Apostille đôn đốc cơ quan được đề nghị xác minh;
b) Sau 30 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị mà chưa có trả lời, Cơ quan cấp Apostille thông báo bằng văn bản cho người đề nghị về quá trình xác minh và trả lại hồ sơ cùng giấy tờ công;
c) Nếu nhận được kết quả xác minh sau thời hạn tại điểm b và hồ sơ đã được trả, Cơ quan cấp Apostille thông báo để người đề nghị nộp lại hồ sơ theo Điều 12.

Điều 16. Cấp Chứng nhận Apostille và trả kết quả

Chứng nhận Apostille bằng giấy phải có đầy đủ thông tin theo Điều 20, theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định, và được đóng hoặc gắn trực tiếp vào giấy tờ công hoặc thể hiện trên tờ riêng được gắn, đóng giáp lai và không thể tách rời khỏi giấy tờ công.
Chứng nhận Apostille điện tử được tích hợp vào hoặc đính kèm giấy tờ công điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn theo yêu cầu kỹ thuật tại khoản 3 Điều 20.
Kết quả được trả theo phương thức đăng ký khi nộp hồ sơ: trực tiếp tại Bộ phận Một cửa; qua bưu chính; hoặc dưới dạng điện tử gửi vào kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao và Cổng Dịch vụ công quốc gia theo pháp luật, hoặc gửi vào email của người đề nghị.
Việc cấp, quản lý mã kết quả và lưu trữ kết quả điện tử thực hiện theo pháp luật về cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Ngay sau khi cấp Chứng nhận Apostille, Cơ quan cấp Apostille cập nhật thông tin vào Kho dữ liệu theo Điều 21.

Điều 17. Thời hạn giải quyết

Thời hạn cấp Chứng nhận Apostille được tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, căn cứ số lượng giấy tờ công đề nghị cấp trong một hồ sơ và phương thức nộp.
Đối với hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận Apostille bằng giấy theo khoản 1 Điều 12:
a) 01 ngày làm việc nếu có từ 01 đến 04 giấy tờ công;
b) 02 ngày làm việc nếu có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
c) 04 ngày làm việc nếu có từ 10 giấy tờ công trở lên.
Đối với hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận Apostille điện tử hoàn toàn trực tuyến theo khoản 2 Điều 12:
a) Trong ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công nhận trước thời điểm theo pháp luật về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; nếu nhận sau thời điểm đó thì tính là nhận vào ngày làm việc tiếp theo;
b) 01 ngày làm việc nếu có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
c) 03 ngày làm việc nếu có từ 10 giấy tờ công trở lên.
Thời điểm bắt đầu tính thời hạn được xác định theo pháp luật về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Thời hạn tại khoản 2 và khoản 3 không bao gồm thời gian xác minh theo Điều 15.
Nếu không thể giải quyết trong thời hạn do nguyên nhân khách quan, sự cố kỹ thuật hệ thống hoặc sự kiện bất khả kháng theo pháp luật và không thuộc trường hợp xác minh tại Điều 15, Cơ quan cấp Apostille phải thông báo bằng văn bản cho người đề nghị trước khi hết hạn, nêu rõ lý do và thời hạn giải quyết mới theo pháp luật về cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Việc gia hạn chỉ được thực hiện một lần.

Điều 18. Xử lý việc từ chối và lưu giữ giấy tờ

Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp trong các trường hợp:
a) Giấy tờ ngoài phạm vi chứng nhận Apostille theo khoản 1 Điều 11;
b) Giấy tờ công không đủ điều kiện theo khoản 2 Điều 11;
c) Hết thời hạn tại khoản 4 Điều 13 mà hồ sơ vẫn không đáp ứng yêu cầu tại Điều 12;
d) Kết quả đối chiếu theo khoản 1 Điều 14 xác định chữ ký, con dấu, chức danh hoặc thẩm quyền trên giấy tờ công không phù hợp với thông tin, dữ liệu quy định tại Điều 23.
Khi từ chối, Cơ quan cấp Apostille thông báo cho người đề nghị theo pháp luật về cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong thời hạn tại khoản 2, khoản 3 Điều 17. Đối với điểm c khoản 1 Điều này, thời hạn thông báo là 01 ngày làm việc kể từ khi hết thời hạn tại khoản 4 Điều 13. Thông báo phải nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý.
Bản chính giấy tờ công đã nhận được trả lại cho người đề nghị cùng thông báo từ chối, trừ trường hợp tại khoản 4 Điều này. Cơ quan cấp Apostille hướng dẫn người đề nghị thực hiện thủ tục phù hợp theo pháp luật, như chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự nếu giấy tờ được sử dụng tại nước không phải là quốc gia thành viên Công ước.
Nếu kết quả xác minh bằng văn bản xác nhận giấy tờ có yếu tố giả mạo hoặc do cơ quan, tổ chức không có thẩm quyền cấp, Cơ quan cấp Apostille:
a) Lưu giữ toàn bộ giấy tờ công và tài liệu liên quan trong hồ sơ; lập biên bản lưu giữ có chữ ký của người đề nghị hoặc ghi rõ lý do người đề nghị không ký;
b) Thông báo bằng văn bản cho người đề nghị về việc lưu giữ giấy tờ và chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền xử lý, nêu rõ lý do;
c) Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản, thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật tại nơi Cơ quan cấp Apostille đặt trụ sở đến nhận toàn bộ giấy tờ đã lưu giữ và biên bản để xem xét, xử lý theo pháp luật.

Điều 19. Hủy bỏ, thu hồi và thay thế Chứng nhận Apostille đã cấp

Cơ quan đã cấp Chứng nhận Apostille hủy bỏ Chứng nhận Apostille trong các trường hợp:
a) Hồ sơ đề nghị cấp được xác định có yếu tố giả mạo trên cơ sở kết quả xác minh theo Điều 15 hoặc kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
b) Giấy tờ công đã được cấp Chứng nhận Apostille được cơ quan có thẩm quyền xác định là cấp trái pháp luật hoặc không có giá trị pháp lý tại thời điểm cấp Chứng nhận Apostille.

Chứng nhận Apostille bị hủy bỏ không có giá trị pháp lý kể từ thời điểm được cấp.

Trừ trường hợp tại khoản 1, nếu sai sót trong việc cấp Chứng nhận Apostille không do lỗi của người đề nghị làm cho giấy tờ không thể sử dụng ở nước ngoài, cơ quan cấp phải thu hồi và thay thế Chứng nhận Apostille theo đề nghị của người đề nghị.

Chứng nhận Apostille bị thu hồi chấm dứt hiệu lực kể từ thời điểm thông tin thu hồi được công khai trên Sổ đăng ký điện tử của Việt Nam. Chứng nhận Apostille thay thế có số chứng nhận và số quản lý mới theo điểm h, điểm l khoản 1 Điều 20. Việc thay thế được thực hiện trên cơ sở hồ sơ và khoản phí đã nộp.

Nếu không thể sử dụng lại giấy tờ công đã gắn trước đó để thay thế, Cơ quan cấp Apostille hướng dẫn người đề nghị cung cấp bản chính khác hoặc bản sao, bản dịch được chứng thực của cùng giấy tờ công và không yêu cầu nộp lại hồ sơ đề nghị. Đề nghị thay thế có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, qua bưu chính hoặc trực tuyến; việc thu hồi và thay thế được thực hiện ngay sau khi nhận đề nghị.

Cơ quan cấp Apostille hủy bỏ hoặc thu hồi, thay thế Chứng nhận Apostille theo khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này. Chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày quyết định hủy bỏ hoặc thu hồi, thay thế, Cơ quan cấp Apostille cập nhật tình trạng hiệu lực vào Kho dữ liệu theo Điều 21, công khai trên Sổ đăng ký điện tử của Việt Nam và thông báo cho người giữ Chứng nhận Apostille bằng phương thức phù hợp.

Đối với Chứng nhận Apostille điện tử, việc hủy kết quả thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo pháp luật về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Nếu có căn cứ xác định Chứng nhận Apostille đã được sử dụng hoặc đang được xác minh tại quốc gia thành viên Công ước, Bộ Ngoại giao thông báo bằng văn bản hoặc điện tử cho cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó về việc hủy bỏ hoặc thu hồi, thay thế; khi cần thiết, thông báo có thể được thực hiện qua đường ngoại giao.
Trên cơ sở kiểm tra hoặc quản lý nhà nước về Chứng nhận Apostille, nếu Cơ quan cấp Apostille chưa thực hiện việc hủy bỏ hoặc thu hồi, thay thế theo khoản 1 hoặc khoản 2, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có văn bản yêu cầu Cơ quan cấp Apostille thực hiện trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu. Nếu không thực hiện trong thời hạn này, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao trực tiếp quyết định việc hủy bỏ hoặc thu hồi, thay thế và chịu trách nhiệm về quyết định đó.
Việc hủy bỏ hoặc thu hồi, thay thế Chứng nhận Apostille không ảnh hưởng đến việc xử lý hậu quả phát sinh từ giao dịch được xác lập tại nước tiếp nhận giấy tờ theo pháp luật nước đó. Tại Việt Nam, quyền và lợi ích hợp pháp của bên thứ ba ngay tình được bảo vệ theo pháp luật dân sự.

Điều 20. Mẫu Chứng nhận Apostille của Việt Nam

Chứng nhận Apostille có tiêu đề, ngôn ngữ theo khoản 1 Điều 8 và bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
a) Tên nước nơi cấp Chứng nhận Apostille;
b) Họ, chữ đệm và tên của người ký giấy tờ công;
c) Chức danh của người ký giấy tờ công;
d) Tên cơ quan có con dấu hoặc dấu trên giấy tờ công, trong trường hợp giấy tờ công không có chữ ký;

đ) Nơi cấp Chứng nhận Apostille;

e) Ngày cấp Chứng nhận Apostille;
g) Tên cơ quan cấp Chứng nhận Apostille;
h) Số Chứng nhận Apostille;
i) Con dấu hoặc dấu của cơ quan cấp Chứng nhận Apostille;
k) Chữ ký của người có thẩm quyền thuộc cơ quan cấp Chứng nhận Apostille;
l) Số quản lý.
Chứng nhận Apostille phải có mã QR liên kết với Kho dữ liệu theo Điều 21, cho phép tra cứu và xác minh thông tin về Chứng nhận Apostille đã cấp thông qua Sổ đăng ký điện tử.
Ngoài yêu cầu tại khoản 1 và khoản 2, Chứng nhận Apostille điện tử phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật sau:
a) Được ký bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ của Cơ quan cấp Apostille theo pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật về cơ yếu;
b) Có dấu thời gian xác định thời điểm cấp Chứng nhận Apostille;
c) Được gắn vào và không thể tách rời khỏi giấy tờ công điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn và ngăn chặn việc thay đổi nội dung sau khi cấp.
Mẫu Chứng nhận Apostille của Việt Nam phải có đầy đủ thông tin tại khoản 1, khoản 2; đối với Chứng nhận Apostille điện tử phải đáp ứng thêm yêu cầu kỹ thuật tại khoản 3 và phù hợp với Mẫu Chứng nhận Apostille kèm theo Công ước.
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định chi tiết cách thể hiện mẫu Chứng nhận Apostille.

Điều 21. Kho dữ liệu điện tử về Chứng nhận Apostille và Sổ đăng ký điện tử

Kho dữ liệu quy định tại khoản 7 Điều 3 do Bộ Ngoại giao quản lý, vận hành.
Sổ đăng ký điện tử quy định tại khoản 8 Điều 3 phải đáp ứng yêu cầu về đăng ký và xác minh Chứng nhận Apostille theo Công ước.
Khi cấp Chứng nhận Apostille, Cơ quan cấp Apostille cập nhật vào Kho dữ liệu các thông tin:
a) Số và ngày cấp Chứng nhận Apostille;
b) Họ, tên và chức danh của người ký giấy tờ công hoặc tên cơ quan có con dấu trên giấy tờ công;
c) Hình thức chứng nhận Apostille: bằng giấy hoặc điện tử;
d) Tình trạng hiệu lực của Chứng nhận Apostille;

đ) Bản điện tử của Chứng nhận Apostille đã cấp;

e) Số quản lý Chứng nhận Apostille.
Sổ đăng ký điện tử phải bảo đảm truy cập công khai, liên tục 24 giờ mỗi ngày và 07 ngày mỗi tuần bằng số Chứng nhận Apostille hoặc quét mã QR trên Chứng nhận Apostille; không yêu cầu đăng ký tài khoản. Sổ đăng ký hiển thị toàn bộ thông tin tại khoản 2 Điều này. Giao diện tra cứu tối thiểu bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Thông tin trong Kho dữ liệu được lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ, bảo đảm yêu cầu tra cứu, xác minh Chứng nhận Apostille theo Công ước. Việc bảo đảm an ninh, sao lưu, khai thác, chia sẻ và bảo mật thông tin thực hiện theo pháp luật về dữ liệu, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 22. Hồ sơ lưu giữ về việc cấp Chứng nhận Apostille

Giấy tờ bằng giấy phát sinh trong quá trình cấp Chứng nhận Apostille được xử lý theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; chế độ bảo quản và thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về lưu trữ.

Việc lưu trữ, bảo quản thông tin về Chứng nhận Apostille điện tử thực hiện theo Điều 21 Nghị định này.

Điều 23. Thông tin, dữ liệu về con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người có thẩm quyền ký giấy tờ công Việt Nam

Thông tin, dữ liệu về con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người có thẩm quyền ký giấy tờ công Việt Nam trong hệ thống thông tin chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được kế thừa và cập nhật vào Hệ thống thông tin Apostille để phục vụ việc đối chiếu, xác minh khi cấp Chứng nhận Apostille.

Cơ quan cấp Apostille truy cập, sử dụng dữ liệu mẫu con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người có thẩm quyền ký giấy tờ theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự để đối chiếu, xác minh nguồn gốc giấy tờ công trước khi cấp Chứng nhận Apostille.

Việc giới thiệu, cập nhật và quản lý mẫu con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người có thẩm quyền ký giấy tờ công thực hiện theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 24. Xác minh Chứng nhận Apostille do Việt Nam cấp theo đề nghị của cơ quan nước ngoài

Khi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam gửi đề nghị xác minh Chứng nhận Apostille do Việt Nam cấp, Cơ quan cấp Apostille đã cấp chứng nhận có trách nhiệm xác minh và trả lời về tính xác thực của Chứng nhận Apostille trên cơ sở thông tin lưu trong Sổ đăng ký điện tử hoặc hồ sơ lưu giữ.

Việc xác minh theo Điều này chỉ nhằm xác nhận tính xác thực của Chứng nhận Apostille và thông tin về việc cấp chứng nhận, không bao gồm xác nhận nội dung của giấy tờ công được cấp Chứng nhận Apostille.

Đề nghị xác minh và kết quả xác minh được gửi, nhận trực tiếp giữa các cơ quan có thẩm quyền bằng văn bản hoặc điện tử; khi cần thiết có thể chuyển qua đường ngoại giao.

Thời hạn trả lời là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đề nghị; trường hợp cần xác minh thêm hoặc phức tạp không quá 10 ngày làm việc.

Cơ quan cấp Apostille thông báo kết quả xác minh cho Bộ Ngoại giao để theo dõi, tổng hợp, phục vụ quản lý nhà nước về thực hiện Công ước Apostille.

Chương III

MIỄN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ VÀ SỬ DỤNG TẠI VIỆT NAM GIẤY TỜ CÔNG CỦA QUỐC GIA THÀNH VIÊN CÔNG ƯỚC

Điều 25. Nguyên tắc miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sử dụng giấy tờ công có Chứng nhận Apostille

Trong Chương này, “quốc gia thành viên Công ước” là quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam, trừ trường hợp có quy định khác.
Giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam, được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp Chứng nhận Apostille và không thuộc trường hợp quy định tại Điều 26, được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và có thể sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận nào theo pháp luật có liên quan.
Cơ quan, tổ chức tại Việt Nam không được yêu cầu thực hiện thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công có Chứng nhận Apostille hợp lệ.
Chứng nhận Apostille điện tử do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước cấp có giá trị pháp lý tương đương Chứng nhận Apostille bằng giấy và không bị từ chối giá trị pháp lý chỉ vì được xuất trình dưới dạng dữ liệu điện tử.
Tính xác thực của Chứng nhận Apostille điện tử được xác minh thông qua Sổ đăng ký điện tử của quốc gia cấp theo Điều 27 hoặc cơ chế quy định tại Công ước Apostille.

Điều 26. Trường hợp từ chối tiếp nhận giấy tờ công có Chứng nhận Apostille

Giấy tờ của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam đã được cấp Chứng nhận Apostille bị từ chối tiếp nhận tại Việt Nam trong các trường hợp:

Giấy tờ có Chứng nhận Apostille không phải là giấy tờ công theo pháp luật nước nơi lập giấy tờ, là giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự lập hoặc là giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan.
Chứng nhận Apostille không do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước nơi giấy tờ công được lập cấp, hoặc không có tiêu đề bằng tiếng Pháp “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” và không có đầy đủ thông tin theo Mẫu Chứng nhận kèm theo Công ước Apostille.
Giấy tờ công hoặc Chứng nhận Apostille có dấu hiệu giả mạo, tẩy xóa hoặc sửa chữa trái pháp luật.
Nội dung giấy tờ công vi phạm pháp luật Việt Nam, xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam hoặc trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam về trật tự công cộng, đạo đức xã hội.
Chứng nhận Apostille đã bị cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước hủy bỏ hoặc thu hồi.

Điều 27. Sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước

Giấy tờ công có Chứng nhận Apostille không lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt; bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Chứng nhận Apostille hợp lệ được tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam mà không cần thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Khi cần thiết, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có thể xác minh Chứng nhận Apostille thông qua Sổ đăng ký điện tử của quốc gia cấp bằng cách tra cứu trực tuyến hoặc quét mã QR trên Chứng nhận Apostille.
Nếu có căn cứ hợp lý nghi ngờ tính xác thực của Chứng nhận Apostille và không thể tra cứu qua Sổ đăng ký điện tử của quốc gia liên quan, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có thể đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh theo Điều 28.

Điều 28. Hỗ trợ xác minh Chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước cấp theo đề nghị của cơ quan, tổ chức trong nước

Cơ quan, tổ chức trong nước thuộc trường hợp tại khoản 3 Điều 27 có thể đề nghị bằng văn bản Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh Chứng nhận Apostille, kèm thông tin về Chứng nhận Apostille cần xác minh.
Ngay khi nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao gửi văn bản hoặc điện tử đề nghị xác minh đến cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille của quốc gia thành viên Công ước liên quan; khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao thông báo ngay kết quả cho cơ quan, tổ chức đề nghị xác minh.
Nếu kết quả xác minh cho thấy Chứng nhận Apostille không hợp lệ hoặc có dấu hiệu giả mạo, Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Công an và cơ quan liên quan xem xét, xử lý theo pháp luật; khi cần thiết thông báo cho quốc gia đã cấp Chứng nhận Apostille.

Chương IV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN CÔNG ƯỚC APOSTILLE

Điều 29. Nội dung quản lý nhà nước

Quản lý nhà nước về thực hiện Công ước Apostille bao gồm:

Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về thực hiện Công ước Apostille.
Tổ chức, chỉ đạo việc cấp Chứng nhận Apostille; tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có Chứng nhận Apostille.
Xây dựng, quản lý, vận hành Hệ thống thông tin Apostille và Sổ đăng ký điện tử.
Kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm pháp luật trong lĩnh vực thực hiện Công ước Apostille.
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức thực hiện chứng nhận Apostille.
Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về Công ước Apostille.
Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thực hiện Công ước Apostille.
Thống kê, báo cáo về thực hiện Công ước Apostille.

Điều 30. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

Bộ Ngoại giao giúp Chính phủ thực hiện thống nhất quản lý nhà nước về thực hiện Công ước Apostille, có nhiệm vụ, quyền hạn:

Là đầu mối quốc gia thực hiện Công ước Apostille và chủ trì tổ chức thực hiện Nghị định này.
Tổ chức cấp Chứng nhận Apostille thông qua Cơ quan cấp Apostille.
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phân cấp thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo tiêu chí, điều kiện, lộ trình tại khoản 3 Điều 6.
Xây dựng, quản lý, vận hành Hệ thống thông tin Apostille, Sổ đăng ký điện tử và hạ tầng kỹ thuật phục vụ cấp Chứng nhận Apostille; bảo đảm kết nối, liên thông với Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Quy định cách thể hiện mẫu Chứng nhận Apostille; ban hành tờ khai, biểu mẫu điện tử tương tác và biểu mẫu nghiệp vụ; tổ chức in, cấp mẫu Chứng nhận Apostille; thông báo mẫu Chứng nhận Apostille của Việt Nam cho cơ quan lưu chiểu Công ước và các quốc gia thành viên Công ước qua đường ngoại giao.
Cập nhật, công bố danh sách quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam và thông tin về việc các quốc gia đó có tiếp tục công nhận hoặc không công nhận kết quả chứng nhận lãnh sự được cấp trước khi Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam; công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Là đầu mối quốc gia về xác minh Chứng nhận Apostille theo Công ước; theo dõi, tổng hợp việc xác minh Chứng nhận Apostille do Việt Nam cấp theo đề nghị của cơ quan nước ngoài; hỗ trợ cơ quan, tổ chức trong nước xác minh Chứng nhận Apostille do quốc gia thành viên Công ước cấp và đôn đốc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước khi chậm trả lời đề nghị xác minh.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Nghị định; chủ trì, phối hợp với các bộ, cơ quan ngang bộ rà soát, ban hành danh mục và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về loại giấy tờ công thuộc và ngoài phạm vi chứng nhận Apostille theo pháp luật chuyên ngành. Danh mục và văn bản hướng dẫn được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao để cơ quan, tổ chức, cá nhân tra cứu và áp dụng thống nhất.
Hằng năm hoặc khi Chính phủ yêu cầu, tổng hợp, báo cáo Chính phủ về việc thực hiện Công ước Apostille.

Điều 31. Trách nhiệm của bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Bộ, cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình:

Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức thực hiện Nghị định này;
Chỉ đạo cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý tiếp nhận giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có Chứng nhận Apostille theo Nghị định này; không yêu cầu Chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế khác mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc theo pháp luật chuyên ngành; chủ động phối hợp xác minh khi cần thiết theo pháp luật.

Điều 32. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lập, cấp giấy tờ công Việt Nam

Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực, nội dung và hình thức của giấy tờ, văn bản do mình lập hoặc cấp.
Kịp thời thông báo cho Bộ Ngoại giao mẫu con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền và thời hạn ủy quyền của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền được ủy quyền ký, cấp giấy tờ công theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Khi nhận được đề nghị xác minh theo khoản 2 Điều 15, cơ quan, tổ chức lập hoặc cấp giấy tờ công trả lời bằng văn bản trong thời hạn tại khoản 3 Điều 15.

Điều 33. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan

Cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Chứng nhận Apostille:
a) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mục đích sử dụng, nội dung, tính xác thực và tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản;
b) Cung cấp thông tin liên quan cho Cơ quan cấp Apostille.
Cơ quan, tổ chức Việt Nam tiếp nhận và sử dụng giấy tờ, văn bản có Chứng nhận Apostille do quốc gia thành viên Công ước cấp:
a) Kiểm tra, đối chiếu với quy định pháp luật và giấy tờ liên quan để quyết định tiếp nhận hoặc từ chối giấy tờ, văn bản khi giải quyết công việc thuộc chức năng, quyền hạn;
b) Chủ động phối hợp với cơ quan có thẩm quyền xác minh tính xác thực của giấy tờ, văn bản nước ngoài khi cần thiết.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 34. Hiệu lực thi hành

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 9 năm 2026.

Điều 35. Áp dụng pháp luật về chứng nhận Apostille và chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực, việc chứng nhận giấy tờ công để sử dụng tại quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam được thực hiện theo Nghị định này.
Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tiếp tục thực hiện theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong các trường hợp:
a) Giấy tờ công của Việt Nam sử dụng tại nước không phải là quốc gia thành viên Công ước;
b) Giấy tờ, văn bản không thuộc phạm vi giấy tờ công quy định tại khoản 3 Điều 3 và Điều 10 hoặc không thuộc phạm vi chứng nhận Apostille theo khoản 1 Điều 11;
c) Trường hợp khác ngoài phạm vi điều chỉnh của Nghị định này.

Điều 36. Quy định chuyển tiếp

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ công Việt Nam được tiếp nhận hợp lệ trước ngày Nghị định có hiệu lực nhưng chưa giải quyết xong, kể cả hồ sơ đang xác minh bổ sung, tiếp tục được xử lý và trả kết quả theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Việc sử dụng kết quả chứng nhận lãnh sự tại quốc gia thành viên Công ước được thực hiện theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc trên cơ sở có đi có lại. Người giữ giấy tờ có quyền đề nghị cấp Chứng nhận Apostille cho giấy tờ công theo Nghị định này.

Cơ chế chuyển tiếp đối với giấy tờ đã được chứng nhận hoặc chứng thực trước ngày Nghị định có hiệu lực:
a) Giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Nghị định có hiệu lực tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam; cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu người sử dụng phải xin Chứng nhận Apostille cho các giấy tờ đó;
b) Giấy tờ công Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự trước ngày Nghị định có hiệu lực, nếu được yêu cầu sử dụng tại quốc gia thành viên Công ước nơi Công ước có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam, thì theo đề nghị của người giữ giấy tờ, Cơ quan cấp Apostille có thể cấp Chứng nhận Apostille theo Nghị định này mà không yêu cầu cấp lại bản chính giấy tờ công. Lệ phí thực hiện theo Điều 9.
Kể từ ngày Công ước có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam, Chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam cấp trước ngày đó được tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam, nếu không thuộc trường hợp từ chối tiếp nhận tại Điều 26.
Việc triển khai các thành phần điện tử phục vụ cấp, quản lý Chứng nhận Apostille thực hiện theo lộ trình vận hành Hệ thống thông tin Apostille:
a) Trong thời gian trước khi Hệ thống thông tin Apostille được đưa vào vận hành, Cơ quan cấp Apostille cấp Chứng nhận Apostille bằng giấy theo Nghị định này. Việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ trực tuyến thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Các nội dung đủ điều kiện thực hiện trên môi trường điện tử được triển khai ngay trên các hệ thống này. Việc ghi nhận, lưu trữ, tra cứu, xác minh Chứng nhận Apostille đã cấp thực hiện trên cơ sở hồ sơ lưu giữ, bảo đảm yêu cầu của Công ước Apostille;
b) Việc cấp Chứng nhận Apostille điện tử, vận hành Sổ đăng ký điện tử, tích hợp mã QR vào Chứng nhận Apostille và tiếp nhận, xử lý hồ sơ hoàn toàn trực tuyến được thực hiện kể từ khi Hệ thống thông tin Apostille được đưa vào vận hành;
c) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao công bố thời điểm Hệ thống thông tin Apostille được đưa vào vận hành và chỉ đạo chuyển đổi giữa các phương thức cấp Chứng nhận Apostille, bảo đảm việc cấp Chứng nhận Apostille không bị gián đoạn.

Điều 37. Tổ chức thực hiện

Kể từ ngày Công ước Apostille có hiệu lực đối với Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài không thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Công ước Apostille.
Bộ Ngoại giao hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện khoản 1 Điều này; chỉ đạo cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nước sở tại, cộng đồng người Việt Nam và tổ chức, cá nhân liên quan về việc áp dụng cơ chế Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam, đồng thời hướng dẫn thủ tục cấp Chứng nhận Apostille.

Việc thông báo phải được thực hiện kịp thời để bảo đảm việc chứng nhận giấy tờ công không bị gián đoạn.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

NƠI NHẬN

Ban Bí thư Trung ương Đảng;
Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ;
Các bộ, cơ quan ngang bộ;
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
Văn phòng Trung ương Đảng và các ban của Trung ương Đảng;
Văn phòng Tổng Bí thư;
Văn phòng Chủ tịch nước;
Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội;
Văn phòng Quốc hội;
Tòa án nhân dân tối cao;
Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
Kiểm toán Nhà nước Việt Nam;
Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
Cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị – xã hội;
Văn phòng Chính phủ: Bộ trưởng – Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm, Trợ lý Thủ tướng Chính phủ, các vụ, cục, đơn vị trực thuộc, Công báo;
Lưu: Văn phòng, Vụ Quan hệ quốc tế (02).

THAY MẶT CHÍNH PHỦ

THỦ TƯỚNG

PHÓ THỦ TƯỚNG

Phạm Gia Túc